Já pensou o que aconteceria com sua empresa se você ficasse ausente por algum tempo? Como seria o andamento das tarefas: melhor, pior ou igual? De maneira geral, o que aconteceria? Se você não consegue imaginar uma situação deste tipo, faça um exercício prático para verificar como as coisas seriam encaminhadas, sem a sua presença.

Vamos analisar esta questão de duas maneiras: a primeira é que, caso sua ausência não tenha causado grandes implicações e as tarefas tenham sido resolvidas naturalmente pelos outros colaboradores, isto não é sinal, pelo menos na concepção moderna da Administração, que sua presença seja insignificante e que você perderá o emprego em breve, dado que, sem a sua presença, todas as pendências foram resolvidas.

Neste caso, sua imagem será de alguém que tem um estilo de administrar com confiança na competência dos seus colaboradores e que há preocupação com o desenvolvimento profissional deles, capacitando-os para outras tarefas exigidas agora e no longo prazo pela empresa.

Na segunda hipótese, no caso de tudo ter ficado realmente parado, aguardando seu retorno, o melhor caminho é o da revisão dos procedimentos de trabalho. Qualquer departamento de uma empresa deve funcionar independente da presença de uma pessoa e de seu cargo, pois, na atual conjuntura dos negócios, nada pode parar. Com ou sem você, todas as questões deverão ser encaminhadas, sendo importante a tomada de providências, principalmente quando envolverem aspectos de interesse dos clientes.

Portanto, quer seja você um assistente administrativo, gerente, diretor ou até mesmo o proprietário da empresa, você deveria ter um “número dois” para as suas atividades diárias. Mais importante ainda, todos na empresa precisam ser incentivados a ter o seu “número dois”.

Em termos práticos, isto significa ter alguém que sabe razoavelmente o que, como, onde, quando e as razões pelas quais você toma as decisões ou realiza suas atividades.

Não que esse “número dois” tenha que ficar o tempo todo “colado” em você, como uma sombra, observando exatamente o que é feito ou não. O propósito é outro, obedecendo-se um caráter mais estratégico.

Em termos práticos, para testar esta proposta e conhecer as implicações que sua ausência possa causar na empresa, comece com uma ausência simples, resultado, por exemplo, de sua participação em reuniões.

Aos poucos, você vai colhendo os resultados da experiência, melhorando um pouco aqui e ali, de forma que, quando menos se der conta, verá que capacitou mais uma pessoa na empresa a resolver problemas e encontrar soluções.

Num segundo estágio, retome a experiência tendo um dia todo de sua ausência da empresa, como uma visita a um cliente em outra cidade.

O terceiro estágio deve contemplar uma experiência com período mais longo, correspondente às férias (15 a 30 dias), por exemplo.

Um aspecto muito importante de qualquer um destes estágios é jamais deixar de reconhecer o desempenho que seu “número dois” obteve na atividade, independente dele ter sido bom ou mau. Esta questão é muito importante para o desenvolvimento de um processo de aprendizado profissional.

Logicamente que você não fará uso deste expediente com freqüência, pois poderá ser interpretado negativamente pelas pessoas. A proposta é trabalhar dentro de situações eventuais e não na freqüência do cotidiano.

Entretanto, a execução desses procedimentos de trabalho exige muito de sua organização, principalmente com relação aos documentos. Tudo deve estar guardado devidamente em pastas identificadas, facilmente localizáveis.

Outra recomendação para colocar este plano em prática é delegar tarefas às pessoas que trabalham na equipe, de forma correta, oferecendo principalmente acompanhamento nas atividades e exigindo comprometimento por parte de quem assumiu a tarefa.

Saiba que as pessoas não vão aprender a executar e compreender suas atividades, se você quiser resolver tudo sozinho. Aliás, a postura de ser o “superfuncionário” e que ninguém, além de você, é capaz de fazer algo bem feito, pode até causar um certo atraso na concepção estratégica da empresa.

A atual realidade empresarial não possibilita que você consiga fazer tudo e um pouco mais ainda na empresa, por maior que seja a sua competência. Cedo ou tarde, chega um momento onde as coisas não poderão mais depender só de você e a hora para capacitar as pessoas, de criar o “número dois”, é, sem dúvida alguma, agora!