Em todas as atividades, o empregador é obrigado a efetuar o registro de seus empregados antes do início da prestação dos serviços. Além das anotações na carteira de trabalho, deve também fazer as anotações no livro ou nas fichas próprias de registro de empregados ou ainda por sistema eletrônico.

A obrigatoriedade do registro deve ser observada em relação a todos os empregados, sejam eles urbanos, rurais, aposentados que retornam à atividade, menores de 18 anos de idade e maiores de 16, estrangeiros etc.

Os documentos relativos ao registro de empregados devem estar sempre atualizados e numerados sequencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações neles contidas.

Descentralização de registros

As empresas com mais de um estabelecimento devem manter o registro de seus empregados, por estabelecimento, à disposição da fiscalização.

O registro de empregados de prestadores de serviços, a princípio, deve permanecer no local da prestação de serviços, para exame do contrato e identificação do cargo para o qual o trabalhador foi contratado. Não obstante, o referido documento poderá permanecer na sede da contratada, desde que esta se localize no município da contratante e desde que o empregado porte cartão de identificação do tipo "crachá", contendo nome completo, data de admissão, número do PIS/PASEP, horário de trabalho e respectiva função.

Transferência de empregados

As empresas com mais de um estabelecimento, quando efetuarem transferência de empregados de um estabelecimento para outro, em caráter provisório, ficam obrigadas a manter, nos locais de trabalho, a 2ª via da ficha ou da folha do livro de registro de empregados, com a mesma numeração da 1ª via, para fins de fiscalização trabalhista.

Sendo em caráter permanente, a transferência do empregado para outro estabelecimento da empresa deverá atender o seguinte procedimento:

a) na ficha ou na folha de registro de empregados, no campo “Observações”, deverá ser anotada a informação: “O empregado foi transferido para o estabelecimento ............, em data de ........., com todos os direitos trabalhistas adquiridos, onde passará a ter o número de registro ........”;

b) na carteira de trabalho do empregado transferido, na folha destinada às “Anotações Gerais”, deverá ser anotada a informação prevista na letra “a”;

c) ao estabelecimento para o qual o empregado foi transferido deverá ser enviada cópia autenticada da ficha ou da folha de registro de empregados contendo a anotação referida na letra “a”;

d) o estabelecimento para o qual o empregado foi transferido deverá fazer à abertura de nova ficha ou folha do livro de registro de empregados, transcrevendo-se os dados contidos na cópia da ficha ou folha do livro de registro de empregados recebida do outro estabelecimento, e anotar no campo “Observações” a seguinte informação: “O empregado veio transferido do estabelecimento........, em data de ....., com todos os direitos trabalhistas adquiridos, onde estava registrado sob o número ........”.